Unified Communications

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Unified Communications wird vom Hype und Trendthema zur Geschäftschance!

Instant-Messanging, Social Media, Telefon, E-Mails – es gibt immer mehr Möglichkeiten, miteinander in Kontakt zu treten. Insbesondere im Kundenservice und in der internen Unternehmenskommunikation sorgt dies für hohe Anforderungen. Den Überblick über all die verschiedenen Kommunikationskanäle zu behalten und diese zu managen, ermöglicht eine Unified Communications-Lösung. Vor allem im Kundenservice ist Unified Communications die Voraussetzung, um ein Multi-/Omnichannel-Konzept zur Verbesserung der Kommunikation anzubieten.

Was ist Unified Communications?

Unified Communications (UC) ermöglicht es, alle Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche zu bündeln und so eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang wird auch oft von Unified Communications & Collaboration (UCC) gesprochen, was die Vereinheitlichung der Kanäle um den Aspekt der vernetzten Zusammenarbeit ergänzt.

Heißt im Klartext: Ein mühsamer Wechsel von E-Mail-Kontakt über ein Telefonat zu einem kurzen Chat wird durch Unified Communications & Collaboration erheblich erleichtert. Das Zusammenschließen aller Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche sorgt dafür, dass der Weg der Kontaktaufnahme in den Hintergrund tritt. Wichtig ist nur die erfolgreiche Kommunikation. Doch um eine Unified Communications-Lösung erfolgreich nutzen zu können, bedarf es einiger technischer Voraussetzungen.

Technische Voraussetzungen für Unified Communications

Wer kennt das nicht? Man möchte kurz mit einem Freund oder Verwandten über Telefon, Skype oder Social Media Kontakt aufnehmen und in diesem Moment bricht die Leitung oder gar das Internet zusammen. Was im privaten Bereich ärgerlich ist, bedeutet im geschäftlichen Bereich einen erheblichen Verlust an teurer Arbeitszeit. Deshalb müssen vor dem Einsatz einer Unified Communications-Lösung bestimmte technische Voraussetzungen gewährleistet werden:

Internet of Things und Unified Communications

Für eine erfolgreiche Kommunikation und der Integration einer Unified Communications-Lösung benötigt es eine leistungsstarke Internet-Bandbreite. Diese ist aber nicht an allen Standorten gleich verfügbar, wie die Erhebung „Aktuelle Breitbandverfügbarkeit  in Deutschland (Stand Mitte 2015)“ des TÜV Rheinland und der Breitbandatlas des BMVI (Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur) zeigt. Unternehmen machen häufig ihre Standort-Auswahl vor allem von der Infrastruktur, örtlichen Preisstrukturen und historischen Aspekten abhängig. Der Zugang zu einer hohen Internet-Bandbreite wird erst im zweiten Schritt betrachtet. Zwar besaßen 2014 rund 59,2 Prozent aller stationären Breitbandanschlüsse in Deutschland eine Übertragungsgeschwindigkeit von 50 Mbit/s oder mehr, Tendenz steigend, dennoch gibt es weiterhin zahlreiche Regionen mit schlechter Internetanbindung. In Bereichen ohne Internet empfiehlt sich daher für geschäftliche Zwecke ein Primärmultiplexanschluss.

Breitband-Nutzer in Deutschland

Auch wenn ein Internet-Anschluss gewährleistet ist, muss im Normalfall darauf geachtet werden, welcher Anschluss gewählt wird. Im privaten Bereich wird oftmals ein ADSL-Anschluss verwendet. Hier werden Inhalte und Dateien zwar schnell aus dem Internet auf das Endgerät geladen, aber Daten vom Endgerät ins Internet zu laden dauert sehr lange.

Für eine erfolgreiche Unified Communications-Einführung, die Echtzeitkommunikation per Videochat beinhaltet, benötigt man einen SDSL-Anschluss – hier werden in beide Richtungen Daten schnell übermittelt. Weiterhin ist eine zusätzliche Backup-Leitung im geschäftlichen Umfeld ein unbedingtes Muss, damit DSL-Ausfälle nicht unnötige Kosten verursachen.

Das Herzstück einer Unified Communications-Lösung: Das Netzwerk

Das interne Netzwerk eines Unternehmens sorgt dafür, dass alle im Unternehmen genutzten Endgeräte und Ressourcen, wie Drucker und Videosysteme, verbunden und verwendbar sind. Für ein Unified Communications-Konzept ist dies von existenzieller Bedeutung. Für das Netzwerk eines Unternehmens gilt daher ein besonderer Anspruch an Sicherheit. Intern sollten Verbindungen möglichst einfach und intuitiv sein, nach außen hin sollten diese weitgehend abgeschirmt werden. Dabei muss darauf geachtet werden, allen Mitarbeitern gerecht zu werden, da eine Unified Communications & Collaboration-Lösung nur dann funktioniert, wenn alle Beteiligten Zugriff auf Soft- und Hardware haben. Externen Mitarbeitern sollte daher stets eine sichere Verbindung zum Firmennetzwerk, zum Beispiel via VPN (Virtual Private Network) angeboten werden.

Per W-LAN (Wireless Local Area Network) von überall aus vernetzt arbeiten

Falls ein Unternehmen flächendeckend W-LAN verwendet, sollte auf eine relativ hohe und konstante Bandbreite geachtet werden. Nur so kann eine schnelle und zufriedenstellende Kommunikation gewährleistet werden. Für ein gleichbleibendes Signal von der Büroküche, über den Meeting-Raum bis in die einzelnen Büros, empfiehlt es sich, mehrere Hotspots zu verwenden. Die Absicherung der einzelnen Verbindungen ist hier Pflicht, da sonst bei öffentlichen Zugriffen der W-LAN-Betreiber für Regelverstöße oder Urheberrechtsverletzungen haftbar gemacht werden kann.

Zusätzliche Ausstattung für eine optimierte Kommunikation mit Hilfe von Unified Communications

Auch die verwendeten Endgeräte sollten auf eine einwandfreie Kommunikation und den einzelnen Mitarbeiter abgestimmt sein. Kabellose Headsets mit Funktionen, wie „Sound Masking“, Sprachsteuerung oder dem „Busy Light“ optimieren zum Beispiel das Telefonieren. Der Mitarbeiter kann sich frei bewegen, während er spricht und ist so viel mobiler. Video-Funktionen sowie Kameras an der Arbeitsstätte können die Kommunikation noch weiter revolutionieren und problemlos in eine Unified Communications-Lösung integriert werden. Durch sie und Programmen, wie Skype4Business sind qualitativ hochwertige Videokonferenzen erst möglich. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht jede Art von Kamera verwendbar ist. Bei Konferenzen zwischen mehr als zwei Personen, sollte eine Konferenzkamera mit eingebautem Mikrofon verwendet werden.

Wie sich zeigt, gibt es eine Reihe an technischen Voraussetzungen, die Unified Communications begünstigen. Doch auch wenn manche von ihnen mit einem gewissen Investitionsaufwand verbunden sind, ergibt sich in den meisten Fällen nach wenigen Monaten ein positiver ROI (Return on Investment). Unified Communications & Collaboration ermöglicht nicht nur viele Chancen und Vorteile in der internen Unternehmenskommunikation, sondern hilft auch neue Absatzmärkte zu erschließen und eine schnellere Bearbeitung im Kundenservice zu gewährleisten. Heutzutage stellt Unified Communications & Collaboration in vielen Bereichen und kommunikationsintensiven Branchen bereits einen essentiellen Bestandteil der aktuellen Arbeitsumgebung dar.

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Unified Communications & Collaboration-Tools als Bestandteil der modernen Arbeitsumgebung

Ob Videokonferenzen, E-Mail, Instant Messaging/Chat oder Telefonie (Audio- und Video Call) – Unified Communications-Konzepte sind in der Lage, alle Kanäle zu bündeln und so leicht nutzbar zu machen. Vorbei sind die Zeiten der ewigen „Weiterleitungen“ im Kundenservice. Unified Communication sorgt dafür, dass Kommunikation effizienter von statten geht. Durch das neue Konzept ist der Mitarbeiter zwar immer noch über alle Kanäle, aber nur noch unter einer Nummer erreichbar.

Alle Möglichkeiten der Kommunikation auf einer Plattform vereint: Das ist Unified Communications!

Die Präsenzanzeige für weniger E-Mail-Pingpong

Ein Präsenzmangement oder auch die Präsenzanzeige, die in den meisten Unified Communications-Lösungen integriert ist, stellt hier eine ganz besondere Erleichterung dar. Dem endlosen E-Mail-Pingpong wird damit der Kampf angesagt. Durch eine Ampel-Funktion wird jedem angezeigt, ob der gewünschte Gesprächspartner momentan überhaupt erreichbar ist oder nicht gestört werden möchte. Dabei ist intern zu klären, dass der Status „Nicht Verfügbar“ nicht gleichzusetzen ist mit „Arbeitet nicht“ und der Präsenzstatus somit nicht der Mitarbeiterüberwachung dient. Vielmehr soll in der internen Unternehmenskommunikation die Anzahl an unnötigen Kontaktaufnahmen reduziert werden. Vor allem in der Kommunikation mit dem Kunden oder Geschäftspartnern kann eine Präsenzanzeige das effektive Arbeiten bzw. den effektiven Kundenservice unterstützen.

Die Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg von Unified Communications

Um die Mitarbeiter, die der Präsenzanzeige oder der kompletten Unified Communications-Lösung skeptisch gegenüberstehen, von ihren Vorteilen zu überzeugen, sollten Gespräche zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung frühzeitig geführt werden. Ein geregeltes und im Vorfeld durchdachtes Change-Management ist hier der Schlüssel. Die beste Technologie und das beste Unified Communications & Collaboration-Konzept sind nichts wert, wenn der Mitarbeiter vergessen wurde und die Neuerungen nach der Einführung nicht nutzt.

Kundenservice auf allen Ebenen

Unified Communications realisiert eine ganzheitliche Kommunikationsplattform und kann weitere, individuelle und vielversprechende Tools einbinden. Durch Collaboration-Funktionen können sowohl interne Fragen, als auch Probleme des Kunden effektiv gelöst werden. So erlaubt zum Beispiel ein Kunde einem Mitarbeiter per Desktop-Sharing auf seinen Bildschirm zuzugreifen und dieser kann mit ein paar Klicks dem Kunden in Echtzeit helfen. Dies ist schneller und weitaus entspannter, als ihm mühsam in Einzelschritten am Telefon zu erklären, was er zu tun hat und es spart wichtige Arbeitszeit. Der Kunde profitiert so von der effektiven Beratung und es bedarf keines Medienumbruchs mehr bei der Lösung von Problemen. Zusätzlich kann durch Unified Communications bereits zu Beginn des Kontakts der eingehende Anruf gefiltert und auf den zuständigen Mitarbeiter per CTI – Computer Telephony Integration und einer automatischen Anrufverteilung (Automatic Call Distribution – kurz ACD) übermittelt werden. Ein intelligentes Sprachdialogsystem (auch IVR-System – Interactive Voice Response genannt) stuft zudem durch automatisierte Fragen die Dringlichkeit oder die genauen Wünsche/Probleme des Kunden genauer ein.

Collaboration in der internen Kommunikation

Die Zusammenarbeit (Collaboration) über Unified Communications  hilft auch intern. Wenn zum Beispiel in einem Meeting festgestellt wird, dass noch etwas an einem Dokument geändert werden muss, an dem momentan ein anderer Mitarbeiter arbeitet, kann durch Collaboration-Tools (Dokumenten-Sharing) und ohne lästiges Abspeichern und Schließen auf das Dokument zugegriffen werden. Die Synchronisation geschieht hierbei in Echtzeit. Zusätzlich sind Absprachen ohne lange Wartezeiten per Instant Messaging (Chats) möglich, wodurch die E-Mail-Flut eingedämmt wird. Eine gemeinsame Kalender-Funktion, Diskussionsforen, eine  Whiteboard-Funktion zum direkten Ideenaustausch oder ein firmeneigenes Intranet sind weitere mögliche Bestandteile einer Unified Communications-Lösung.

Telefonie per Voice over IP (VoIP)

Telefonie per Voice over IP (VoIP) macht dank Headset und der einfachen Handhabung Telefonate mobiler und schneller. Unified Communications nutzt diese Vorteile. Über ein paar Fingertipps können Telefonkonferenzen mit 5 oder mehr Personen abgehalten werden. Der geringe Aufwand sorgt für Zeitersparnisse, die Mitarbeiter und Unternehmen zu Gute kommen. Neben der Telefonie sind also auch Videokonferenz-Funktionen in die meisten Unified Communications-Lösungen integriert. Diese bringen ihre ganz eigenen Vorteile mit sich. Neben der Möglichkeit schnell zu kommunizieren, profitieren die Mitarbeiter von der Möglichkeit die Gestik und Mimik des Gesprächspartners zu sehen. Zum einen wird so die Aufmerksamkeit gefördert, zum anderen kann man durch nonverbale Kommunikation seinen Argumenten Nachdruck verleihen. Globales und in mehrere Teams verteiltes Arbeiten wird nicht mehr über den bloßen E-Mail-Verkehr gelöst, sondern per Live-Schaltung in den über 2.000 km entfernten Konferenzraum der Kollegen realisiert.

Chat und Instant-Messaging

Auch Chat und Instant-Messanging-Programme sind in heutigen Unified Communications-Konzepten integriert. Im privaten Bereich ist instant Messaging durch Apps, wie WhatsApp, dem Facebook-Messenger, Snapshat und vielen weiteren schon stark vertreten. Doch auch im geschäftlichen Umfeld nimmt diese Entwicklung immer mehr Fahrt auf. Durch die Chatfunktion wird vor allem eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation begünstigt. So ist es möglich kurze Fragen an andere Mitarbeiter zu stellen und so einen Informationsfluss zu gewährleisten, ohne den Platz zu verlassen oder E-Mails mit dutzenden Personen im CC (Carbon Copy) zu verfassen. Auch in Contact- sowie Servicecentern wird der Chat eingesetzt, um den Kunden bestmöglich beraten zu können und bei ungewohnten Fragen einen Kollegen zu Rate zu ziehen. Denn wenn während eines Kundengesprächs eine Frage aufkommt, kann schnell ein weiterer Mitarbeiter kontaktiert werden, ohne dass der Kunde davon beeinträchtigt wird oder es überhaupt mitbekommt. Einige Unified Communications-Anbieter haben mittlerweile die Vorteile des Chats erkannt und bieten dafür eine Art konfigurierbares Baukasten-System zur automatischen Beantwortung von Kundenfragen an. Die einstigen FAQs (Frequently Ask Questions) werden so durch einen interaktiven Dialog zwischen Mensch und Maschine oder Mitarbeiter und Kunde ersetzt.

Was eine Unified Communications-Lösung noch mitbringen sollte…

An Anbietern für eine Unified Communications-Lösung mangelt es nicht. Und doch gerät man schnell in die Situation, dass eine Kaufentscheidung länger auf sich warten lässt als gedacht. Schließlich müssen alle Risiken und Möglichkeiten bedacht werden. Hierbei gibt es meist keinen Unterschied zwischen Mittelstand oder größeren Konzernen, da das Investment in eine neue Kommunikationsinfrastruktur meist proportional zum Unternehmenswert ausfällt.

Zukünftige Anwender von Unified Communications sollten sich also überlegen, was die Lösung denn noch so alles mitbringen sollte. Darum finden Sie hier einige Denkanstöße:

  • Welche Anforderungen haben die Benutzer, also die Mitarbeiter des Unternehmens, an die neue Lösung?
  • Welche Anwendungen sind essentiell für das Unternehmen und welche können als späteres Addon bereit gehalten werden?
  • Decken sich die Sicherheitsbestimmungen des Unified Communications-Anbieters mit den Compliance-Regeln des Unternehmens?
  • Welche Drittsysteme bzw. Schnittstellen greifen auf die neue UC-Lösung zu?

Zwischenfazit

Unified Communications bietet viele Vorteile. Die Kommunikation wird erheblich erleichtert, was dazu führt, dass Reisezeiten eingespart und Kosten reduziert werden können. Denn durch Unified Communications wird Kommunikation mobiler. Eine schnellere Zusammenarbeit von verteilten Teams wird gewährleistet, was in einer effektiveren Nutzung der Arbeitszeit resultiert. Dennoch muss bei der Einführung von einer Unified Communications & Collaboration-Lösung auf einiges geachtet werden. Die Mitarbeiter müssen lernen, wie mit UCC umgegangen werden kann und muss. Dafür sind ein Regelwerk, eine Policy oder gewisse Richtlinien erforderlich, welche die meisten Fragen bereits zu Beginn klären. Wann muss ich erreichbar sein? Wie kann ich eine Videokonferenz starten? Ohne ein gezieltes Change Management können sonst die vielfältigen Vorteile von Unified Communications und Collaboration nicht zu Genüge ausgenutzt werden.

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Unified Communications: Einführung und Akzeptanz-Management

Unified Communications – das Bündeln von vielen Kommunikationskanälen auf einer Oberfläche – bringt viele Vorteile: Eine optimierte Kommunikation durch eine benutzerfreundliche Handhabung, Zeitersparnisse durch Tools, wie die Präsenzanzeige, langfristige Kosteneinsparungen und vieles mehr. Die Anwendung von Unified Communications-Lösungen hat in den letzten Jahren in Unternehmen stark zugenommen.

Die Chancen, die sich aus einer vereinheitlichten Kommunikation ergeben, scheinen zu bestechen. Dennoch müssen vor der Einbindung von Unified Communications einige Vorkehrungen getroffen werden, damit das Konzept den gewünschten Effekt verursacht. Neben den technischen Aspekten ist der Schlüssel zum Erfolg vor allem das Personal! Werden die Mitarbeiter nicht auf die Veränderung in der Unternehmenskommunikation vorbereitet und nicht mit dem nötigen Fachwissen ausgestattet, kommt es leicht dazu, dass die Investitionskosten vergeblich waren. Schließlich wird der Mitarbeiter, welcher der Neuerung skeptisch gegenübersteht und nicht mit einem Mindestmaß an technischem Know-how versorgt wird, nicht die Vorteilte einer Unified Communications-Lösung nutzen können und es kommt infolgedessen nicht zu der erhofften Produktivitätssteigerung.

3 Schritte zur Eingliederung einer Unified Communications-Lösung

Möchte man die Vorteile eines Unified Communications-Konzeptes voll ausschöpfen, muss nicht nur die Einbindung in die IT-Infrastruktur stimmen. Eine gute technische Integration ist zwar eine Voraussetzung für eine funktionstüchtige, vereinheitlichte Kommunikation. Sie alleine bedingt aber noch nicht eine Verbesserung der Unternehmenskommunikation. Die Einbeziehung der Mitarbeiter zur Akzeptanzsteigerung ist ein weiterer, wichtiger Faktor. Vor der Einführung von Unified Communications sollte technisches Know-how weitergegeben werden, um so die Befürwortung des Konzepts zu steigern. Ein solches effektives Change Management sollte die folgenden 3 Schritte beinhalten:

  1. Nutzergruppenidentifikation
  2. Kommunikationsmuster verstehen und aktueller Stand der Technik
  3. Kommunikationsplan erstellen

Eine gewissenhafte Planung der Vorgehensweise wird sich schlussendlich auszahlen, denn so wird Unified Communications optimal genutzt und sorgt für eine bessere interne, als auch externe Unternehmenskommunikation.

1. Schritt: Nutzergruppenidentifikation

 

  • Ein Mitarbeiter im Vertrieb kommuniziert nur dann firmenintern, um Informationen über einen Kunden zu erhalten. Meetings werden wiederum mit einer Vielzahl von Vertriebsmitarbeitern, in denen über neue Produkte und Verbesserungen aufgeklärt wird. Zielsetzungen werden dabei von dem Vorgesetzten erstellt. Danach interagiert der Mitarbeiter im Verkauf fast ausschließlich nur mir Kunden.
  • Die Produktionsmitarbeiter bekommen ebenso ihre Anweisungen vom Vorgesetzten. Allerdings handelt es sich dabei ausschließlich um Produktangaben: Wie viel soll her- oder bereitgestellt werden? Aus welchem Material? Was gibt es zu beachten? Die weitere Kommunikation geschieht zwischen den Kollegen im gleichen Arbeitsbereich und ist meistens sehr persönlich. Der Kontakt mit dem eigentlichen Kunden sowie Vertriebsmitarbeiter findet nicht statt.

Wie an den beiden Beispielen zu sehen, kommunizieren Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen unterschiedlich. Daher ist es wichtig, vor der Einführung von einem Unified Communications-Konzept klare Nutzergruppen zu definieren. Diese Gruppen sollten möglichst genau sein und auch möglichst gut beschrieben werden. Eine einfache Einteilung nach Unternehmensbereichen reicht meist nicht aus. Oft müssen auch noch Sonderfälle betrachtet werden, denn nicht immer ist die Kommunikation branchenabhängig. Menschen, die in sogenannten Schnittstellen arbeiten, haben ein ganz eigenes Interaktions- und Kommunikationsverhalten.

Ein Abteilungsleiter muss beispielsweise sowohl mit „seinen“ Mitarbeitern, als auch mit anderen Abteilungsleitern und auch Vorgesetzten Gespräche führen können. Manche Mitarbeiter müssen unter Umständen persönlich angesprochen werden, bei anderen genügt eine E-Mail. Die Verständigung eines Abteilungsleiters im Unternehmen ist demnach vielschichtiger und komplexer und nicht von der Organisationseinheit abhängig, sondern von der Kommunikations-Position.

Eine gewissenhafte Auswertung des Kommunikationsverhaltens ist somit ein absolutes Muss, um Nutzergruppen klar zu definieren. Ein Fragebogen oder Gespräche zur momentanen Kommunikationskultur sind hier hilfreich, damit das Unified Communications-Konzept nicht schon zu Beginn scheitert.

2. Schritt: Kommunikationsmuster verstehen und aktueller Stand der Technik

Wurden Nutzergruppen erfolgreich identifiziert, kann zum zweiten Schritt übergegangen werden. In diesem sollten zwei Entwicklungen gleichzeitig stattfinden. Zum einen sollten die definierten Usergruppen auf Kommunikationsmuster untersucht werden, zum anderen muss die aktuelle Technik analysiert werden.

Indem in Interviews und Gruppensessions Mitarbeiter befragt werden, wie die Kommunikation optimiert werden könnte, werden zwei positive Effekte generiert. Einerseits fühlen sich die Mitarbeiter wahrgenommen und einbezogen, was zu einer Akzeptanzsteigerung gegenüber Unified Communications führt. Andererseits erhält das Unternehmen wertvolle Informationen, die unbedingt genutzt werden sollten, um Anforderungen an das zukünftige System zu identifizieren. So kann ein Anforderungskatalog erstellt werden, anhand dessen das passende Unified Communications-Konzept ausgewählt wird.

In mehreren Workshops können die Mitarbeiter unter Anleitung eines fachkundigen Beraters Alternativen zur momentanen Kommunikation erarbeiten und über Unified Communications aufgeklärt werden. Weitere Wege der Akzeptanzsteigerung können der Aufbau einer Informationsplattform für die Belegschaft, Schulungen und das Einsammeln von Feedback und Erfahrungsberichten sein. Bei größeren Belegschaften empfiehlt es sich, aus den einzelnen Abteilungen Repräsentanten heranzuziehen, damit der Annäherungsprozess an Unified Communications nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit in Anspruch nimmt.

Neben der Auswertung und Nutzung der Kommunikationsmuster sollte auch der momentane technische Stand der IT-Infrastruktur betrachtet werden. Fragen wie – Kann die gewünschte Lösung installiert werden? Wie gut ist die aktuelle Hardware und Software? Sind die nötigen Netzwerkvoraussetzungen gegeben? Und wie sieht es überhaupt mit dem Thema Sicherheit/Compliance aus? – stehen hier im Vordergrund. So kann der technische Aufwand richtig abgeschätzt werden und die IT-Abteilung des Unternehmens ist für alles gewappnet.

3. Schritt: Kommunikationsplan erstellen

Im dritten Schritt wird ein Kommunikationsplan erstellt. Dieser definiert, wie und wann, welche Mitarbeiter eingebunden werden sollen. Gleichzeitig sollte das Gesamtbudget kalkuliert werden. Eine Einbindung der Mitarbeiter in sogenannten Projektgruppen steigert die Akzeptanz erheblich und bringt auch durch das technische Know-how der Belegschaft dem Unternehmen einen Mehrwert. Weiterhin sind Pilotgruppen zu bilden, welche die neuen Unified Communications-Funktionen testen und den Kollegen Hilfestellung bei Fragen geben können.

Erst nach diesen 3 Schritten kann mit der eigentlichen Integration von Unified Communications begonnen werden.

Einführung und Rollout von Unified Communications

Wenn das neue System eingeführt wurde, zeigt sich, ob das Change Management erfolgreich war. Anhand von Nutzerbefragungen kann analysiert werden, in welchen Bereichen die neuen Unified Communications-Funktionen besonders intensiv genutzt werden und wo noch Verbesserungen von Nöten sind. Eine Beobachtung des Integrationsprozesses ist sehr sinnvoll, schließlich kann so die richtige Strategie für die Unternehmenskommunikation festgelegt werden. Oftmals unterschätzt bleibt dabei die Rolle des Managements. Dieses sollte von Anfang an mutig voranschreiten und ihrer „Leuchtturm-Funktion“ gerecht werden. Unified Communications muss konsequent vorgelebt und miteinander weiterentwickelt werden!

Neue Routinen und Regeln werden sich mit stetiger Aktualisierung des Regelwerks nach und nach einspielen. Bei richtiger Anwendung wird so Unified Communications mit seinen vielen hilfreichen Tools zu einem Erfolg. Mitarbeiter und Unternehmen werden für eine vereinheitlichte, schnelle und effektive Kommunikation dankbar sein. Falls neue Tools von Unified Communications eingeführt werden sollen, um eine weitere Optimierung der Unternehmenskommunikation zu gewährleisten, sollten die Mitarbeiter erneut miteinbezogen und geschult werden.

Unified Communications ist somit vielmehr ein stetiger Prozess, als eine gleichbleibende Lösung und kann mit einem effektiven Akzeptanz-Management erfolgreich in das Unternehmen integriert werden.

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Kompetente Unified Communications-Beratung von den Kommunikations-Architekten

Wir beraten unsere Kunden sowie Partner seit über 10 Jahren im Bereich Unified Communications & Collaboration und sind stets von Neuem überzeugt, dass sich die Veränderung lohnt. Unified Communications ist ein stetiger Prozess, welcher die Technologie, verschiedene Konzepte und den einzelnen Menschen zugleich betrachtet und umfassen muss. Eine erfolgreiche Unified Communications-Einführung wird vor allem durch gute Beratung und stetig ausgebautem Know-how gewährleistet.

Gute Beratung ist stets aktuell und führt zielgerichtet zum Erfolg.

Sollten Sie ein UC-Projekt planen, bei der Durchführung Hilfe benötigen oder eine fachkundige Expertenmeinung zu ihrem bestehendem Unified Communications-Konzept haben, können Sie uns jederzeit per Kontaktformular, E-Mail, telefonisch oder über unser Social Media-Kanäle kontaktieren. Wir freuen uns auf interessante Gespräche!

https://www.aixvox.com/eforms/persoenliche-uc-beratung/19/

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Unified Communications in der Unternehmenskommunikation 7. Oktober 2015
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