Social Business Collaboration

Social Business Collaboration soll Mitarbeiter effizienter und vernetzter arbeiten lassen. Als mittelständisches Unternehmen gilt es den Sprung auf den großen Zug der Globalisierung nicht zu verpassen. Damit dies gelingt, braucht es die richtigen Werkzeuge, heißt es. Verantwortliche oktroyieren gerne der Belegschaft ein neues Strategie-Konzept mit diversen Social Business Collaboration-Tools und der zu erwartenden Effienzsteigerung. Oftmals ist dies allerdings das Höchstmaß an konzeptionellen Überlegungen, sodass der erste Schritt zum Misserfolg mit Bravur begangen wurde. So stellte bereits 2013 Gartner fest, dass 90% der Social Business Collaboration-Initiativen ohne Erfolg bleiben.

Glücklicherweise ist mittlerweile das Wissen über die wichtigste Komponente in den Köpfen vieler Beteiligten angelangt: Der Faktor Mensch!

Für all diejenigen, die mit den Begriffen Social Business Collaboration bisher nichts anfangen konnten, hier eine kurz Erklärung. Sollten Sie die nachstehenden Informationen nicht zufrieden stellen, dann empfehlen wir am 17.02.2016 um 17:00Uhr bei der IHK in Aachen vorbeizuschauen. In der zweistündigen und kostenfreien Veranstaltung „Social Business Collaboration, Wissenstranfer und Wissensbewahrung im Mittelstand“ wird Ihnen praxisnahes Know-how vermittelt. Hier geht’s zur Anmeldung.

IHK Aachen: Innovation und Umwelt

Social Business Collaboration – eine Begriffserklärung

Social Business Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams mit Hilfe des Internets und elektronischer Medien. Dabei geht es nicht um rein technische Fragen, sondern vielmehr um eine soziokulturelle Entwicklung des Kommunikationsverhaltens und Arbeitsstils im Unternehmenskontext.

Mehr Demokratie im Unternehmen wagen

Eines vorweg: Mit der Einführung von Social Tools bedarf es ebenso einer bestimmten Unternehmenskultur. Wer zum Beispiel Social Media aktiv zur internen oder externen Kommunikation verwenden möchte, sollte zunächst schauen, ob dieser tiefgreifende Kulturwandel im Unternehmen auch angenommen werden kann. Klassische Hierarchien haben spätestens dann ausgedient und Informationen werden transparent über alle Ebenen geteilt sowie kommentiert. Social Media Guidelines sind ein wichtiges Instrument bei der Einhaltung einer gewissen Netiquette, ersetzen jedoch nicht die nötige Demokratisierung.

Richtig umgesetzt, sind die positiven Effekte sofort greifbar:

  • Kürzere und schnellere Informationswege
  • Autonomeres, selbstbewusstes Arbeiten aller Mitarbeiter
  • Herausbildung von produktiven Netzwerken
  • Steigerung der Produktivität durch mehr Kommunikation

Eine Zusammenarbeit über jegliche Hierarchiegrenzen hinweg, erfordert somit ein klares Umdenken, sowohl bei Mitarbeitern, als auch beim Management. Die Zweifel und Vorbehalte gegenüber der neuen Art zu kommunizieren, sind eine der wichtigsten Faktoren, welche schon sehr früh gezielt angegangen werden sollten.

Es ist somit nicht die Technologie, welche die eigentliche Herausforderung darstellt, sondern die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

[Tweet „Social Collaboration braucht die Unterstützung des gesamten Unternehmens.“]

Kein Raum für Kontrolle oder Machtstrukturen

Eine Social Collaboration-Plattform, wie ein Wiki, ein E-Learning-Tool, der interne Blog oder das soziale Unternehmensnetzwerk, ist ein sensibles Gebilde. Es möchte gepflegt, mit Informationen gefüttert und gleichberechtigt genutzt werden. Kontrolle oder Zurechtweisung von oben sind dagegen pures Gift für das kleine Ding.

Wenn Mitarbeiter Angst haben müssen, dass ihre Beiträge kritisiert oder sie dafür sogar gekündigt werden, funktioniert das Ganze nicht.

Rahmenbedingungen durch eine Policy, einem Leitfaden oder die besagten Guidelines bilden die Grundstruktur für das kommunikative Miteinander. Hierarchien und Machtstrukturen haben dabei keinen Platz mehr und sollten in einem Prozess der Demokratisierung weitestgehend aufgehoben werden.

Bereits zu Beginn des Social Business Collaboration-Projektes sollten die Mitarbeiter, ihre Interessenvertretungen, also Betriebsräte sowie die HR-Abteilungen gleichberechtigt mitgestalten können und einbezogen werden. Das Management hat dabei eine Leuchtturm-Funktion und lebt die Veränderung im besten Fall zielgerichtet vor.

Achten Sie bei all den Innovationen und Neuigkeiten darauf, dass es ebenso Mitarbeiter geben wird, welche die Collaboration-Tools nicht nutzen möchten, da sie vom Kommunikations-Typ eher introvertierter sind. Die komplette Unternehmenskommunikation in eine Richtung umzugestalten, ist somit keine gute Idee. Vielmehr sollten die entsprechenden Tools als Angebot dienen und die Vorteile der Nutzung auch den Skeptikern nahe gebracht werden.

Aller Anfang ist schwer!

So auch bei der Einführung von Social Business Collaboration. Halten Sie es wie bei jedem anderen Projekt. Gewinnen Sie zunächst sozial affine Mitarbeiter für Ihre Ideen und holen Sie sich danach die wichtigsten Vertreter der einzelnen Abteilungen an einen Tisch. Jeder sollte auf Anhieb erkennen können, wie die Social Tools dem Unternehmen und auch der Kommunikation nützen können. Ein überzeugendes und gut organisiertes Kick-off-Meeting stellt die Weichen für weitere Besprechungen.

Wie bereits erwähnt, ist in diesem Zeitraum besonders die Geschäftsführung gefragt. Diese sollte mit gutem Beispiel vorangehen und die neue Technologie sowie Unternehmenskultur leben. Ein interner Unternehmensblog hält dabei alle Beteiligten auf dem Laufenden und regt zum Gedankenaustausch an.

Barrieren überwinden

Social Business Collaboration-TrainingsAchten Sie darauf, dass von Anfang an ein einleuchtender Zweck für die Social Business Collaboration vorliegt. Die Beteiligten müssen überzeugt sein, dass die neuen Werkzeuge auch etwas bringen. Dabei hilft es enorm, wenn eben diese möglichst gut in bereits bestehende Systeme, wie E-Mail- und Kalenderprogramme, CRM- und ERP-Suiten und in die Office-Software, integriert sind.

Ein weitere wichtige Maßnahme sind fest budgetierte Trainings und Schulungen. Mit der richtigen Anleitung wächst die Akzeptanz und die Mitarbeiter finden sich in der neuen Welt schneller und dauerhaft bereitwilliger zu Recht.

Trainings sind besonders für die Mitarbeiter wichtig, die mit Social Media & Co. wenig Erfahrung haben. So kommt es oftmals vor, dass eine Einführung von Social Tools vor allem bei älteren Belegschaften scheitert. Dabei ist es die Erfahrung der Älteren, welche unbedingt in neue Lösungen integriert werden sollte. Dafür muss jedoch gezeigt werden, dass der Nutzen, der Spaß und die Vorteile überwiegen. In gezielten Fortbildungsmaßnahmen sollte auf Bedenken und Fragen eingegangen werden und eine präventive Informationsweitergabe erfolgen. Zeigen Sie einfach, wie die neuen Möglichkeiten zum Beispiel das gemeinsame und verteilte Arbeiten verbessern sowie der E-Mail-Flut ein Ende bereiten können.

Fazit – Was gilt es zu beachten?

Es sind vor allem die nachfolgenden Punkte, die über den Erfolg oder Misserfolg eines zukünftigen Social Business Collaboration-Projektes entscheiden:

  • Zwang zur Nutzung der neuen Tools funktioniert nicht. Es sollte vielmehr zum Mitgestalten motiviert werden.
  • Es braucht eine ausreichend große Community, welche das Projekt unterstützt und fördert. Kleine Gruppen sollten als Vorreiter dienen und ihre Kollegen positiv beeinflussen.
  • Unternehmensziele müssen klar definiert sein, sodass sich die Mitarbeiter mit diesen identifizieren können. Die Messung der Ziele und die erhöhte Kommunikation an die Belegschaft erhöhen dabei die Bereitschaft und Motivation mitzumachen.

Mehr Informationen…

IHK Aachen LogoNoch nicht genug Informationen erhalten, dann schauen Sie doch am 17.02.2016 bei der IHK in Aachen um 17:00 Uhr vorbei. Dort erfahren Sie alles zum Thema: „Social Business Collaboration, Wissenstranfer und Wissensbewahrung im Mittelstand“.

Detlev Artelt

Detlev Artelt

Detlev Artelt - CEO, Senior-Consultant, Blogger und Unified Communications & Collaborations Experte. Als Kommunikationsarchitekt und Technologie-Berater seit über 25 Jahren für einen besseren Kundenservice aktiv.

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3 Kommentare
  1. Diskutieren Sie mit zum Thema Social Business auf IBM Experts; http://ibmexperts.computerwoche.de/community/f/social-business,7

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