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Neue Technologien sind meist schön und auch praktisch, aber es kann sehr zeit- und nervenaufreibend sein, sich mit diesen auseinander zusetzten und zu lernen, wie diese Geräte und Funktionen überhaupt effektiv in den Arbeitsalltag integrieren werden können.

Automatisierungen

Um diese Einführung in neue Arbeitsweisen zu erleichtern, helfen Automatisierungen. Betritt man zum Beispiel einen intelligenten Videokonferenzraum, kann der mittels Gesichtserkennung und weiteren Sensoren ‚zum Leben erweckt‘ werden, und die geplante Videokonferenz startet ganz automatisch. „Es soll eigentlich so sein, dass ich in einen Raum reinkomme, mit maximal einem Tastendruck mich in meine Kollaborationsumgebung bewege, mit Tokio und New York zusammensitze und auch das Gefühl habe, dass ich mich ganz normal benehmen kann.“, erklärt auch Sascha Hirschoff von Polycom im Interview auf der CeBIT 2017. Es geht dabei auch darum, während der Konferenz eine möglichst natürliche Atmosphäre zu kreieren – ohne dafür aktiv etwas tun zu müssen. Ein Beispiel hierfür ist die Kamerasteuerung: Redet eine bestimmte Person, sollte auch an diese herangezoomt werden und nicht nur durchgehend ein Bild des gesamten Konferenzraumes zu sehen sein. Andererseits sollte der Fokus auch nicht nur auf dem Sprechenden liegen, damit der Videokonferenzpartner ebenfalls mitbekommt, was am anderen Ende sonst noch passiert. „Ich habe quasi einen Regisseur mit im Raum“, beschreibt auch Jens Brauer von Polycom im Interview, „einen nicht sichtbaren Regisseur“. Diese ‚Maschine‘ erkennt, wie viele Leute im Raum sind, wer gerade aktiv ist, wer passiv ist- ebenso wie es der Mensch auch wahrnehmen würde- und steuert dahingehend das gesendete Bild. Dies „gibt dem Ganzen einen natürlichen Aspekt und die Leute gehen gerne mit Technologien um, die zum Einsatz kommen, um etwas zu erreichen, nicht damit wir Video einsetzten, sondern, um im Unternehmen produktiver zu werden.“

Die Tonqualität gibt den Ton an

Bei solchen Meetings oder auch bei allen anderen Gesprächen ist eine gute Qualität des Tons unerlässlich. Alle Beteiligten sollen und wollen gut verstanden werden. Sitzt neben mir ein Kollege, der auch gerade telefoniert, oder vielleicht sehr laut in seine Tastatur haut, kann das den Gesprächspartner am Telefon bereits stören und die Gesprächsqualität mindern. Hier kommt Audiofencing ins Spiel: durch maximal zwei Mikrofone kann herausgefunden werden, wo Ton herkommt und vor allem, wie weit dieser weg ist. „Damit können wir im Prinzip festlegen, alles in drei Meter Entfernung gehört zu meinem Gesprächskreis und alles was weiter weg ist kann ich durch Audiotechnologien wie Filter, einfach komplett runterregeln.“, erklärt Sascha Hirschoff, „Wir regeln es auf 10% runter.“ Natürlich können diese Störgeräusche auch komplett ausgeschaltet werden, jedoch wird die Gesprächssituation dann sehr unnatürlich und vom Gesprächspartner vielleicht als unangenehm empfunden. So kann quasi ein akustischer Zaun um den Telefonierenden herum aufgebaut werden.

Ad hoc arbeiten?

Diese Technologien ermöglichen eine unglaubliche Flexibilität beim Arbeiten und machen die Arbeit effektiver. Tritt bei einem Videomeeting zum Beispiel eine unvorhergesehene Problemstellung auf, kann der benötigte Spezialist mit seinem Fachwissen ganz einfach hinzugeschaltet werden, egal wo sich dieser gerade befindet und egal, wie laut es um ihn herum sein mag.

Weitere spannende Informationen zu diesem Thema finden Sie im kompletten Interview mit Jens Brauer und Sascha Hirschoff von Polycom von der CeBIT 2017:

Zu einem spontanen Meeting intern im Unternehmen zusammenzukommen, kann teilweise auch problematisch werden. Der Meetingraum ist besetzt, weil er für eine spontane Zusammenkunft eben auch nicht vorreserviert werden kann, es gibt Arbeitsräume zum stillen arbeiten, wo keine Meetings gehalten werden können. Was bleibt sei oftmals nur die Cafeteria, wobei das Arbeiten dort die Mitarbeiter stört, die Pause machen und Kaffee trinken, berichtet Ragnar Heil von Microsoft im Interview auf der CeBIT 2017. Kleine Meetings gehören jedoch in unseren Arbeitsalltag hinzu, und sollten demnach auch im Gebäudemanagement entsprechend berücksichtigt werden.

Office mit Windows

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Mitte Oktober wurde das neue Microsoftgebäude in München-Schwabing eröffnet. „Das spannende ist, wir haben ganz unterschiedliche Arbeitszonen.“, erklärt Ragnar Heil „Durch Forschungen mit dem Fraunhofer Institut haben wir herausgefunden: unser Arbeitstag ist nicht nur in einer Arbeitswelt, sondern wir oszillieren ständig.“ Diese Oszillation finden zwischen Stillarbeit, einer sehr konzentrierten und fokussierten Arbeitsweise, großen Meetings, aber auch kleinen Meetings mit zum Beispiel nur einer Person und Brainstormings, bei denen mit einer Tasse Kaffee auf eine entspannte Art und Weise etwas erschaffen werden soll, statt. „Diese vier Arbeitskulturen haben wir auch in die Räume eingebracht.“

Passend zu diesem modernen und schicken Gebäude, gibt es eine App, die dem Nutzer, der sich vielleicht noch gar nicht in dem Münchener Büro auskennt, zeigt, wo sich was befindet. Das Problem des mühsamen Suchens des richtigen Raumes wird damit auf moderne Art und Weise gelöst.

Mehr vom neuen Microsoft Office und dem neuen Tool „Teams“ im Office 365 finden Sie im kompletten Interview mit Ragnar Heil von der CeBIT 2017:

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Weitere spannende Interviews von der CeBIT 2017 finden Sie auf dem YouTube-Kanal der Einfach Online Arbeiten!

Michelle Morsume

Michelle Morsume

Studentin im Fach Communication and Multimedia Design an der FH Aachen und Praktikantin bei aixvox

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