Was ist überhaupt Enterprise Content Management?

Jedes Jahr kommen neue Schlagwörter in der IT – Branche auf. Einige verschwinden genauso schnell wie sie gekommen sind, während andere das Potenzial haben, die IT- Welt nachhaltig zu verändern und zu prägen. Enterprise Content Management (ECM) gehört zu den letzteren und ist eines der Top-Themen der Business-Branche.

Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management beschäftigt sich vorrangig mit schwach – oder unstrukturierten Daten und Informationen.  Das Ziel von ECM liegt in der  einheitlichen Bereitstellung und Verwaltung von Daten und Informationen, um so Dokumentenredundanzen zu vermeiden und Informationen sowohl für die interne wie auch externe Nutzung auf einer einheitlichen Plattform zur Verfügung zu stellen. Als Teilgebiet des Informationsmanagements im Sinne eines Strategie- und Managementkonzepts zielt ECM außerdem darauf ab, Wissen wie auch Informationen eines Unternehmens über den gesamtem Lebenszyklus eines Dokuments zu bündeln. Unter dem Begriff Enterprise Content Management fasst man dabei Lösungen zusammen, die zwar auch Internet-Techniken benutzen, sich hauptsächlich aber auf die Inhouse-Informationsbereitstellung konzentrieren.

Kernelemente eines Enterprise Content Management Systems (ECMs)

Hauptaufgabe eines jeden ECM-Systems ist die Integration aller Anwendungen und Prozesse eines Unternehmens, die der Verwaltung von Dokumenten und Content dienen. Einige typische Anwendungen eines ECMs sind beispielsweise das Dokumenten-, Archiv- und Workflowmanagement.

Das Dokumentenmanagement umfasst dabei die Komponenten: Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store), Bewahrung (Preserve) und Ausgabe (Deliver). In einem ECM-System verschmelzen Daten, Dokumente und Informationen zu kontextbezogenen und intelligenten Objekten und gewähren somit einen uneingeschränkten Zugriff auf die gesamte Informationswelt eines Unternehmens. Diese Objekte lassen sich für jeden User und jeden Arbeitsbereich individuell anpassen. So kann unter Verwendung eines ECM-Systems zeit- und kostenraubende manuelle Vorgänge eliminiert und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Die Verwaltung von geschäftsrelevanten und aufbewahrungswürdigen Informationen und Dokumenten ist Aufgabe des Archivmanagements (auch Recordmanagement genannt).  Wussten Sie beispielsweise, dass bei der herkömmlichen papierbasierten Archivierung zwei Drittel der Arbeitszeit auf die Bearbeitung von Dokumenten entfällt? Oder das 97% der Archivkosten Personalkosten sind? Eine digitale und revisionssichere Ablage ermöglicht es dagegen, Wissen langfristig und kostengünstig zu speichern. Außerdem erfüllt die digitale Archivierung mit einem ECM- System alle Pflichten hinsichtlich Aufbewahrung, Beweis- und Revisionssicherheit sowie Dokumentationsechtheit.

Im Bereich des Workflowmanagement erlaubt ein ECM-System zudem eine optimale Synchronisation aller relevanten Schritte und beteiligten Mitarbeitern in digitaler Form. Digitale Workflows sind in der Lage Prozesse unterschiedlichster Art, von der Rechnungsprüfung über Freigabeprozesse bis hin zu Urlaubsanträgen, zu modulieren, zu steuern, zu überwachen und weiterzuentwickeln. Verschiedenste Arbeitsabläufe, Informations- und Businessprozesse werden in digitaler Form abgebildet, beschleunigt und vereinfacht. Dadurch können mit Hilfe eines ECM-Systems Informationen transparent und zu jeder Zeit zugreifbar zur Verfügung gestellt werden, was wiederum Kosten verringert, das Qualitätsmanagement verbessert und Unternehmensziele schneller sowie zuverlässiger realisieren lässt.