Unified Communication Lösung erfolgreich bei WAREMA© Warema

WAREMA – Modernes Arbeiten mit Unified Communication

Das Familienunternehmen WAREMA entwickelt und produziert seit über 60 Jahren und mittlerweile in der zweiten Generation technisch führende, individuelle Sonnenschutzlösungen. 2015 erwirtschaftete das weltweit agierende Unternehmen mit über 3.400 Mitarbeitern einen Umsatz von 419 Millionen Euro. Die unternehmensinterne IT-Abteilung übernimmt mit mehr als 70 Mitarbeitern die anfallenden Arbeiten im Bereich IT-Services und leistet durch ständige Optimierung und Innovation einen maßgeblichen Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Warema Gruppe. Sie war es auch, die die am Markt angebotenen VoIP-Lösungen gesichtet, bewertet und sich schließlich für ein VoIP-System von innovaphone entschieden hat, nachdem der Vertrag für die bestehende, überalterte Hybridanlage abgelaufen war.

Neben den hohen Wartungskosten für die vorhandene TK-Anlage gab es noch weitere Überlegungen, diese durch eine moderne IP TK-Anlage abzulösen: Gerade wegen der vielen verteilten Standorte des Unternehmens – Warema unterhält sechs Produktions- und 30 Vertriebsstandorte weltweit – sprach viel für eine moderne IP-Lösung mit integriertem Standortkonzept. Folgende Erwartungen an das neue System wurden formuliert:

  • Einfache Administration
  • UC/CTI-Lösung
  • Durchdachtes Filialkonzept
  • One-Number-Konzept
  • DECT-Ablösung
  • Bessere wirtschaftliche Rahmenbedingungen
  • Zu jeder Zeit flexible Erweiterbarkeit
  • Kostensenkung durch Standardhardware, günstige Wartung sowie Verringerung des Arbeitsaufwandes im Bereich Telefonie.

Folgende Punkte waren für die Entscheidung für eine innovaphone Lösung ausschlaggebend: Geringe Ausfallzeiten und ein sehr überschaubarer Administrationsaufwand, sowohl im Tagesgeschäft als auch im Hinblick auf System-Updates. Außerdem ist dieses System jederzeit ausbau- und erweiterbar und bietet für jede Filiale eine maßgeschneiderte, sinnvoll dimensionierte Lösung – ein wichtiges Argument bei einem Unternehmen wie Warema mit vielen abgesetzten, teilweise auch kleineren Standorten. Ein zentraler Punkt war darüber hinaus das durchdachte Redundanzkonzept, das für ein Höchstmaß an Verfügbarkeit sowohl in der Zentrale als auch in den Niederlassungen sorgt.

Technische Umsetzung und Rollout

Die größte technische Herausforderung, die sich beim Umbau der Kommunikationsinfrastruktur ergab, bestand in der Vorgabe, dass die Verfügbarkeit der Telefonie auch während der Umbauphase zu jedem Zeitpunkt zu hundert Prozent gesichert sein musste. Hinzu kamen relativ eng kalkulierte zeitliche Vorgaben: Aufgrund der Ablauffristen der laufenden Mietverträge gab es von der Vertragsunterzeichnung bis zur Umstellung des letzten Ports auf die neue Anlage ein Zeitfenster von nur fünf Monaten. „Demzufolge wurde dann auch für jede der 19 Filialen mit im Durchschnitt jeweils um die 30 Ports lediglich ein Tag für Austausch und Einweisung eingeplant“, erklärt Sebastian Scheer, System- und Netzwerkadministrator bei Warema und Projektleiter. „Letzten Endes haben mit dem Abschluss der Installation 1.650 Ports die Plattform gewechselt, circa 1.530 IP-Phones ihren Einsatzort gefunden und circa 220 DECT-Teilnehmer ein neues Mobiltelefon bekommen.“

Die neue Unified Communications Lösung

Seit der Installation der neuen Infrastruktur nutzt Warema nahezu den gesamten Umfang der Unified Communications Lösung myPBX. Über myPBX können alle denkbaren Telefon-Endgeräte gesteuert werden – ganz gleich ob Tischtelefon, Mobiltelefon oder Software Phone. Der Unified Communications Client myPBX vereint verschiedene UC-Elemente unter seiner übersichtlichen Anwendungsoberfläche: klassische IP-Telefonie, Audiokonferenzen, Firmenverzeichnisse, Verbindungsprotokolle, Presence Angaben, Instant Messaging, Collaboration Sessions, Videotelefonie oder Videokonferenzen. Thomas Barthold, Leiter IT bei Warema, erklärt: „Unsere alte CTI-Lösung haben wir durch den innovaphone UC-Client ersetzt, der bis auf ein paar Kleinigkeiten die Funktionen der alten Lösung abdeckt und mit zahlreichen neuen, innovativen und intuitiv zu bedienenden Highlights überzeugt.“

Fazit und weitere Überlegungen

Gleicht man den Anforderungskatalog mit den Erfahrungen mit dem neuen System ab, so haben sich alle wesentlichen Punkte erfüllt: Die neue UC-Lösung wird von den Mitarbeitern sehr gut angenommen, der administrative Aufwand sowie der Wartungsaufwand sind erheblich gesunken, die gesamte Installation wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitraums und bei voller Aufrechterhaltung des laufenden Telefonverkehrs durchgeführt. Elmar Kossack, Leiter Systemtechnik bei Warema, zieht Bilanz: „Die Wartung und Administration der innovaphone PBX stellen sich weitaus einfacher dar als mit dem Vorgängermodell. Administrative Routinetätigkeiten, beispielsweise neue Userobjekte anlegen, können problemlos von der hauseigenen IT-Abteilung übernommen werden. Durch diverse Möglichkeiten der Fehlersuche und -analyse können Fehler schneller gefunden und behoben werden. Insgesamt haben wir nur noch einen sehr geringen Aufwand durch externe Dienstleister – was natürlich auch in hohem Maße zur Kostensenkung beiträgt.“

Der wirtschaftliche Aspekt, der von Anfang an mitentscheidend bei der Wahl der neuen Lösung war, kommt noch in weiterer Hinsicht zum Tragen. Sebastian Scheer hierzu: „Zu den geringen Wartungskosten trägt auch dazu bei, dass wir auf eine sog. „Depotwartung“ übergegangen sind. Die kritischen Gateways liegen vorkonfiguriert auf Lager und können innerhalb kürzester Zeit, wenn nötig, eingesetzt werden.“ Abschließend bilanziert Scheer: „Wir sind sehr zufrieden mit der neuen Lösung und mit der Umsetzung durch den Projektpartner IBIS und den Hersteller innovaphone.

Was IBIS betrifft, gab es keine Anforderung, die nicht umgesetzt wurde, auf sämtliche Fragen und Herausforderungen wurde eingegangen und umgehend eine Lösung geschaffen. Störungen wurden und werden immer mit der nötigen Priorität behandelt. Wir hatten zu keiner Zeit Bedenken, dass das Projektziel gefährdet sein könnte.“ Aufgrund der positiven Erfahrungen wird man auch zukünftig genau beobachten, welche Neuentwicklungen es beim Hersteller innovaphone gibt, und neue Produkte testen und bei Bedarf einsetzen.


innovaphone

Der deutsche Hersteller innovaphone ist Spezialist auf dem Gebiet IP Telefonie und Unified Communications und bietet leistungsstarke VoIP Telefonanlage.

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