Videokonferenzen und Collaboration© teamFON GmbH

Vor einiger Zeit gab es Werbung für ein Videokonferenzsystem, bei dem die Teilnehmer an Monitoren lebensgroß am Konferenztisch abgebildet werden. So toll diese hunderttausend Euro teuren Enterprise-Lösungen auch wirken, für den Mittelstand sind diese unerschwinglich.
Selbst kleinere Systeme benötigen Konferenzserver, Kameras und Monitore, eine nicht unerhebliche Investition. Damit ist es jedoch nicht getan. Auch die Gegenseite benötigt das passende Equipment. Das erhöht den Aufwand zusätzlich. Damit sind auch Ad-hoc Konferenzen mit beliebigen Teilnehmern nur schwer machbar.

Was wäre die Alternative?

Beispielsweise ein Konferenzsystem in der Cloud. Auf einem zentral verwalteten Konferenzserver melden sich die Teilnehmer an. Wenn dieser Dienst auch noch gemietet werden kann, sind praktisch keine Investitionen mehr notwendig. Und wenn auch noch der Client für die Konferenz einfach zu bedienen ist, sinkt die Hemmschwelle für den Anwender. Wird dieses Konferenzsystem in einem deutschen Rechenzentrum von einer deutschen Firma betrieben, sollten Bedenken zum Thema Datenschutz der Vergangenheit angehören. Dass die Daten dabei verschlüsselt übertragen werden, sollte selbstverständlich sein.

Welche Standards kommen zum Einsatz?

In letzter Zeit sind die Webbrowser um Funktionen zur Echtzeit-Kommunikation erweitert worden. Das Schlagwort heißt hier „WebRTC“ (Web Real-Time Communication). WebRTC ist eine Sammlung von Kommunikationsprotokollen für die Implementierung in Webbrowsern. Darauf aufbauend können Clients für Konferenzsysteme entwickelt werden, die rein aus dem Browser heraus arbeiten. Software muss daher nicht mehr installiert werden. Als Equipment wird nur noch eine Kamera und ein Mikrofon benötigt, am einfachsten als USB-Gerät direkt am Arbeitsplatz. Die meisten Laptops haben dies mittlerweile eingebaut. Auch Smartphones können als Client eingesetzt werden.

Welche Funktionen werden denn benötigt?

Videokonferenz© teamFON GmbH

Die eigentliche Videokonferenz ist zwar eine zentrale Funktion, jedoch reicht das alleine nicht aus. Das Thema Zusammenarbeit (Collaboration) ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting. Dazu gehören weitere Funktionen wie:

Online-Präsentation

Die Präsentation wird live den anderen Sitzungsteilnehmern gezeigt, um den Standpunkt mit klarem Bildmaterial und kraftvollem Text zu verdeutlichen. Wichtige Punkte auf den Folien sollten mit einer Zeichnungsfunktion während der Präsentation hervorgehoben werden können.

Bildschirmteilung

Der Bildschirm oder nur einzelne Applikationsfenster werden mit den Sitzungsteilnehmern geteilt. Die Teilnehmer können in den Vollbildmodus wechseln und Ihrem Mauszeiger folgen.

Whiteboard

Hiermit lassen sich Ideen zusammen mit den anderen Sitzungsteilnehmern skizzieren. Man kann freihändig zeichnen oder bereits bestehende Formen benutzen, um Gedanken zu visualisieren. Das gesamte Whiteboard lässt sich anschließend als PDF auf dem Computer speichern und nach der Sitzung an die Teilnehmer versenden.

Austauschen von Dokumenten

Dokumente lassen sich zur Präsentation, Diskussion und Zusammenarbeit hochladen und mit den anderen Mitgliedern teilen.

Sitzungsprotokolle

Zur späteren Nutzung kann während der Sitzung ein Protokoll erstellt werden. Diese Aufgabe wird unter den Teammitgliedern aufgeteilt, damit jeder gleichzeitig etwas beitragen kann. Oder man erstellt für die eigene Referenz private Protokolle, welche nur persönlich eingesehen werden können.

Text-Chat in Echtzeit

Die Kommunikation wird erweitert und das Sammeln von Ideen mit Text-Chat unterstützt. Nachrichten werden unmittelbar gesendet und empfangen.

Ihre Sitzungsagenda festlegen

Schon vor der Sitzung lässt sich die Sitzungsagenda erstellen, damit alle den Zweck der Sitzung kennen und die virtuelle Sitzung kurz und effizient abgehalten werden kann.

Datum finden

Mit dem Datumsfinder kann ganz einfach ein für alle Teilnehmer passendes Datum für die Sitzung gefunden und diese eingeladen werden.

TeamFON „Webmeeting“

TeamFON stellt mit dem Produkt „Webmeeting“ so ein Konferenzsystem zur Verfügung. Webmeeting ist ein virtueller Konferenzserver mit Audio- und Video- Funktion, Online-Präsentationen, dem sicheren Austausch von Dokumenten, Text-Chat und weiteren nützlichen Hilfsmitteln. TeamFON Webmeeting läuft auf allen aktuellen Windows, Mac, Linux und Android Geräten.

Preismodell

Abgerechnet wird je virtuellem Konferenzraum. Abrechnungstechnisch können je Sitzung beliebig viele Personen teilnehmen.
Darauf aufbauend gibt es zwei Preismodelle. Man kann entscheiden, ob pro Sitzung bezahlt oder ein Monatsabonnement gelöst wird. Bei der monatlichen Abrechnung können beliebig viele Meetings stattfinden.


TeamFONDie im Jahr 2005 ge­grün­de­te Team­FON GmbH ist mit ihren Lö­sun­gen “Team­SIP Cen­trex” und “Team­SIP Clus­ter” In­no­va­ti­ons­füh­rer für vir­tu­el­le Te­le­fon­an­la­gen und Cloud-ba­sier­te VoIP-Kom­mu­ni­ka­ti­on. Die Team­FON Miet­lö­sun­gen sind be­triebs­wirt­schaft­lich be­son­ders at­trak­tiv für Un­ter­neh­men, da sie keine ei­ge­ne Te­le­fon­an­la­ge un­ter­hal­ten müs­sen.

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