Arbeit, Kommunikation & Unternehmen im Wandel

Modern Collaboration © Syda Productions – Fotolia.com

Smarter Working auf dem Vormarsch

Nicht ist beständiger als der Wandel. Nicht nur in Politik, Wissenschaft, Industrie oder anderen bedeutenden Lebensbereichen ist er tagtäglich erlebbar, sondern auch im Kleinen, bei der täglichen Arbeit oder in unserem Zuhause. Alles wird mit allem vernetzt. Die Digitalisierung überwindet die Grenze zwischen rein digital und rein physikalisch. Was dabei entsteht, ist eine neue industrielle Revolution: Eine, die nicht nur die Produktivität der Arbeit und den gesellschaftlichen Fortschritt steigert, sondern auch grundlegend die Art und Weise ändert, wie wir arbeiten.

In den Fokus rückt bei der Industriellen Revolution 4.0 vor allem die Interaktion zwischen Mensch und Maschine sowie zwischen Maschinen untereinander. Die Unternehmen werden smart, Produkte und auch Dienstleistungen individueller.

Doch anders als bei den vorangegangenen „Revolutionen“ betrifft diese nicht nur die Produktion, also die „Industrie“ an sich: Auch der Wissensarbeiter rückt in den Fokus des Wandels. Denn er ist es, der mit der Vielzahl der neuen Möglichkeiten, Konzepten und Werkzeugen umgehen muss. Besonders die Mobilität der Arbeit ist – dank nahezu immer und überall verfügbarem Internet und leistungsfähigen mobilen Endgeräten – in den Fokus gerückt. Das mobile Arbeiten wird realisiert durch das Konzept des Smarter Working und – damit einhergehend – mit neuen Lösungen und Technologien.

Darüber hinaus gibt es noch weitere organisatorische, architektonische und vor allen Dingen menschliche Faktoren, die großen Einfluss auf die erfolgreiche Realisation des ‚neuen‘ Arbeitens haben.

Schafft Deutschland den Wandel?

Der Trend des Smarter Working basiert auf einer immer und überall verfügbaren Internetverbindung. Doch gerade hier hinkt Deutschland immer noch seinen europäischen Nachbarn hinterher. Nur 38% der Unternehmen verfügen über einen Internetanschluss, der mindestens 30 Mbit/s liefert (Quelle: Statistisches Bundesamt). Doch auch wenn die Voraussetzungen für den Wandel und für die Hinwendung zum neuen Arbeiten gegeben sind, investiert nur ein Teil der Unternehmen auch in den Ausbau der ITK-Infrastruktur. Zudem bleiben staatliche Investitionen aus oder kommen viel zu langsam, beispielsweise der Ausbau des 5G-Netzes.

Nichtsdestotrotz ist neues Arbeiten ein Thema, das zunehmend auch in Deutschland Fuß fasst. Für Unternehmen, die die nötige technische Basis bereits besitzen, sind die vier Cs – Communicate, Concentrate, Contemplate und Collaborate – Grundlage für zukünftig smarte Arbeitsprozesse.

Communicate – schnell und effizient kommunizieren

Die Kommunikation ist ein zentrales Thema der digitalen Revolution. Verteiltes Arbeiten, Homeoffice oder auch Open Space Lösungen sind besonders relevant für die Masse der Wissensarbeiter. Effiziente Kommunikation bildet dabei die Grundlage für optimales Arbeiten.

Konzepte wie Unified Communications, Konferenzlösungen oder auch die Multichannel- Kommunikation im Callcenter sind Werkzeuge des Smarter Working, die eine Kommunikation ohne Fallstricke zulassen. Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kommunikationskanälen zu nutzen oder auch Konferenzen mit einem Klick zu starten, sind nur einige Komponenten, die für viele Unternehmen schon heute einen deutlichen Mehrwert bedeuten.

 

Mobil Arbeiten in der Natur© Stokkete – shutterstock.com

Doch wie bei allen Themen, die die Digitalisierung betreffen, lautet die Frage auch hier: Wo fängt man an? Setzt man sofort neue Konzepte um oder kümmert sich erst um die Kommunikationsinfrastruktur? Reicht es zunächst von ISDN auf Voip umzustellen oder soll doch sofort eine umfassende UC-Lösung her?

Es gibt viele Möglichkeiten, die Kommunikation effizienter zu gestalten und gleichzeitig Teil der Industriellen Revolution 4.0 zu werden. Wichtig ist aber zunächst sich bewusst zu machen, dass der Wandel im Kopf anfangen muss. Bevor sie sich einem der 4 Cs widmen, müssen sich Unternehmen, Management und Geschäftsführung im Klaren sein, wohin die digitale Reise gehen soll: Welche Funktionen werden benötigt, welche Konzepte sind sinnvoll umsetzbar und welche Werkzeuge sind im Alltag realistisch zu gebrauchen?

Setzen Sie sich realistische Ziele, bevor Wünsche in Taten und Vision in Wandel umgesetzt werden. Erarbeiten Sie gemeinsam, was Sie erreichen möchten und lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht außen vor. Erst dann sollten Sie sich gemeinsam dem ersten der 4 Cs widmen, um die Kommunikation effizienter zu gestalten.

Concentrate – auf das Ziel fokussieren

Neues Arbeiten lebt aber nicht davon, immer erreichbar und jederzeit kommunikationsbereit zu sein. Ebenso wichtig sind Räume und Zeiten zur Konzentration und fokussiertem Arbeiten. Jedoch können nicht alle Unternehmen aus ihren Büros einen ‚Spielplatz‘ für kluge Köpfe mit Kreativ-Kammern oder Rutsche à la Google machen.

Feste Zeiten für das Arbeiten ohne Störungen zu schaffen, ist auch ohne Denkboxen möglich – das Stichwort dabei ist Präsenzmanagement. Hierbei steuern die Mitarbeiter selbst, wann sie erreichbar und damit für Kommunikation verfügbar sind, aber auch wann sie nicht gestört werden möchten. Sichtbar für ihre Kollegen ist dies anhand einer kleinen Ampel neben dem Namen im digitalen System.

Contemplate – Zeit für die Auszeit

Contemplate steht für die Auszeiten im Alltag, die sich jeder nehmen sollte; Kreativität und Motivation erreicht man nicht durch Anspannung und Druck. Erholung und Regeneration sind der Schlüssel zu neuen Ideen sowie zur Freude an dem, was man tut. Auch das gehört zum Smarter Working.

Durch die Nutzung eines Präsenzmanagements kann man sich (Zeit-)Räume zum Durchatmen schaffen, um eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu erreichen. Dort, wo sich Mitarbeiter ihre Zeit flexibel einteilen können, erhalten sie als Privatperson mehr Raum für die Familie oder ein anderweitiges Gegengewicht zur Arbeit.

Collaborate – zusammen, überall, verteilt arbeiten

Mobile Working, also unabhängig von starren Zeiten und Räumen zu arbeiten, ist das Ziel des neuen, einfachen Arbeitens und damit auch ein Teil der digitalen Revolution. Das gilt im Kleinen, beispielsweise bei Mitarbeitern, die im Homeoffice oder in verschiedenen Gebäuden arbeiten, aber auch für Teams, die über Kontinente oder Zeitzonen verstreut sind. Neben dem konzeptuellen Ansatz unterstützen neue Technologien und Werkzeuge dabei, Ziele erfolgreich zu erreichen und effizient zu kommunizieren. Konferenzlösungen, Unified Collaboration und Communications oder auch ‚nur‘ eine Webcam und eine Software zum Desktop-Sharing sind Hilfsmittel, die eine nutzbringende Zusammenarbeit ermöglichen – unabhängig davon, an welchem Ort der Welt man sich befindet.

Bunte Zusammenarbeit© Rawpixel.com – shutterstock.com

Den Wandel planen, leben und gezielt vorantreiben

Völlig egal, ob sich Unternehmen dafür entscheiden, ein komplexes Smarter-Working- Konzept zu etablieren oder nur einzelne Aspekte oder Tools einzuführen: Jede Art des neuen Arbeitens und kollektiven Miteinanders erfordert Regeln, Motivation und das Loslassen von Altem. Deshalb sollte keine Veränderung – auch wenn es nur eine kleine Schraube ist, an der gedreht wird – ohne Vorbereitung, begleitendes Change-Management und vor allem die Einbeziehung der Mitarbeiter erfolgen.

Die 4 Cs bilden die Grundlage für Veränderung in der Arbeit. Allerdings reicht es nicht, diese ohne Erklärung, die notwendigen räumlichen Voraussetzungen und das Vorleben der neuen Konzepte realisieren zu wollen. Nur wenn alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen und die Veränderung leben, also bewusst die gewohnten Prozesse und Werkzeuge hinter sich lassen wollen, wird langfristig ein positives Ergebnis messbar sein.

Smarter Working oder auch „einfach anders Arbeiten“ ist kein Allheilmittel, das im Handumdrehen die Motivation um 100 % steigert oder die Arbeitseffizienz innerhalb eines Monats verdreifacht. Auch kann nicht jedes Unternehmen sämtliche Komponenten umsetzen. Dazu muss man sich zunächst mit dem Konzept und den zugehörigen Werkzeugen beschäftigen und sich bewusstmachen, welche Lösungen der Markt anbietet und was für das eigene Unternehmen und seine Mitarbeiter wichtig, sinnvoll und umsetzbar ist.

 


Dieser Beitrag ist Teil der von Winfried Felser initiierten Blogparade #newwork17.
Der Background dazu in Winfried Felsers Beitrag „New Work – eine Idee, deren Zeit gekommen ist?!“ in der Huffington Post.

Wir danken Katrin Schlüter für ihre Mitarbeit an diesem Artikel.

Detlev Artelt

Detlev Artelt

Detlev Artelt - CEO, Senior-Consultant, Blogger und Unified Communications & Collaborations Experte. Als Kommunikationsarchitekt und Technologie-Berater seit über 25 Jahren für einen besseren Kundenservice aktiv.

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