Mathes Headquarters© Mathes GmbH & Co. KG

Welche Schwierigkeiten können Unternehmen daran hindern, effizient zu arbeiten? Auf diese Frage gibt es keine standardisierte Antwort, denn jedes Unternehmen, jede Abteilung, jedes Team und jeder Mitarbeiter sind individuell. Ebenso individuell sind auch die Hindernisse.

Im Falle eines exklusiven Einrichtungshauses mit Sitz in Aachen stellte sich die Frage, wie das unternehmensinterne Arbeiten nachhaltig verbessert werden kann. Die Führungskräfte sahen vor allem Optimierungspotenzial innerhalb der Telekommunikationsinfrastruktur. Um diese Herausforderung anzugehen, holte die Mathes GmbH & Co. KG die Berater der aixvox mit ins Boot. Denn Optimierungsbedarf ist in jedem Unternehmen vorhanden, doch wo wirklich der Schuh drückt, ist zunächst nicht so einfach zu lokalisieren.

Bei der Identifizierung der „Pain Points“ hilft der Check-Up Workshop der aixvox, der die Kommunikation des Unternehmens betrachtet und analysiert. Dafür wird zum einen geklärt, wie derzeit kommuniziert wird und welche bekannten Probleme vorhanden sind. Weiterhin wird ausgelotet, wie zukünftig kommuniziert werden soll und kann. Dafür werden sowohl die aktuellen Trends und Möglichkeiten aufgezeigt als auch die technischen Aspekte, wie z.B. ITK Systeme, thematisiert.

Dieser Workshop kam auch bei Mathes zum Einsatz. Schon nach kurzer Zeit kristallisierten sich bei dem Einrichtungshaus verschiedene „Pain Points“ heraus. Dazu gehörten die Begriffe Akustik und räumliche Trennung sowie Erreichbarkeit, Homeoffice und Internetverbindung. Der Fokus lag jedoch auf der Verbesserung der Telekommunikation.

Zu viel „unnütze“ Kommunikation

Grundlage für effizientes Arbeiten ist eine gut ausgebaute und funktionierende Telekommunikation – die leider oftmals vernachlässigt wird. Im dargestellten Beispiel zeigte sich, dass zu viele Rufumleitungen die Leitungen geradezu „verschlingen“. Dabei ist die Gefahr gegeben, dass bei einem Ausfall die Erreichbarkeit nicht mehr durchgängig gewährleistet ist. Außerdem sind pro Mitarbeiter mehrere Endgeräte im Einsatz. Diese verbessern die Kommunikation jedoch nicht, sondern bewirken eher verschlechternde Effekte, da sie schlichtweg unpraktisch sind.

Ohne Erreichbarkeit keine Kommunikation

Die Folgen schlechter Erreichbarkeit sind nicht nur in der Kommunikation mit Kunden absehbar, sondern auch in der Mitarbeiterkommunikation. Denn einen Kollegen telefonisch nicht erreichen zu können frustriert und bedeutet unnötig getätigte Mühe. Zwar tauchen im Berufsalltag immer wieder Situationen auf, in denen man nicht (telefonisch) erreichbar sein kann , doch wenn auch danach kein Rückruf erfolgt, steigt der Frustrationspegel. Folgendes scheint banal, ist jedoch leider oftmals nicht vorausgesetzt: Um überhaupt einen Rückruf tätigen zu können, muss zunächst die Rufnummer sichtbar sein.

Ein weiteres Problem, das für viele Unternehmen sicherlich nicht fremd ist, ist die Nutzung veralteter Telefonanlagen. Der technische Fortschritt schreitet stetig voran – so kümmern sich elektronische Helfer um unseren Haushalt, Roboter in Operationssälen sind keine Seltenheit mehr und Apps erleichtern unser Leben in vielerlei Hinsicht. Auch im klassischen Telefonsegment hat sich in den letzten Jahren ein Wandel vollzogen. Denn die traditionellen Telefonanlagen werden immer öfter von VoiP (Voice over IP) abgelöst. Das Telefonieren über das Internet stellt mittlerweile eine günstige Alternative zu einem herkömmlichen Telefonanschluss dar. Doch das Einsparen von Kosten ist nur ein Vorteil, den die VoiP-Technologie mit sich bringt. So hält sich dadurch auch der Verkabelungsaufwand in Grenzen: Statt drei Anschlüsse pro Arbeitsplatz reichen hier ein bis zwei Anschlüsse aus.

Telefonie und Computer wachsen weiter zusammen

Kostenlose Voice-Chat-Dienste machen das Ganze noch attraktiver: Unified Communication-Tools helfen, die Erreichbarkeit innerhalb eines Unternehmens effizienter zu managen. So bietet die UC-Plattform Skype for Business die Möglichkeit, Besprechungen und Anrufe zwischen beliebigen Nutzern zu tätigen. Dabei wird der momentane Online-Status der Kontakte angezeigt, sodass ein Mitarbeiter, der laut Anwesenheitsstatus nicht erreichbar ist bzw. sein will, nicht unnötig kontaktiert wird. Durch das sogenannte Präsenzmanagement visualisiert der Mitarbeiter – für alle anderen ersichtlich – also seine Verfügbarkeit. Weitere attraktive Zugaben: Gruppen-Audio- und Video-Besprechungen sowie Bildschirmübertragungen.
Besonders vor dem Hintergrund der sich im Wandel befindlichen Arbeitswelt sollten Unternehmen diese Variante der Telefonie einmal näher betrachten. Arbeiten wird unabhängiger – viele Mitarbeiter möchten nicht von 9 bis 17 Uhr am Arbeitsplatz „gefesselt“ sein und der Anteil mobiler Arbeiter wächst. Daraus ergibt sich zwangsläufig auch ein Bedarf an Möglichkeiten des unabhängigen Telefonierens.

Drei Standorte unter einem Hut – bzw. Telefon

Im Homeoffice, von unterwegs oder im Büro zu arbeiten – immer mehr Angestellte wünschen sich die Wahlfreiheit. So ein Wandel ist jedoch nicht von heute auf Morgen umzusetzen und bedarf ein stetiges Begleiten des Prozesses von Anfang bis Ende. Zunächst muss individuell ermittelt werden, welcher Arbeitsplatz- und Kommunikationstyp jeder einzelne Mitarbeiter ist. Mancher möchte seinen 9-Stunden Arbeitstag im Büro eventuell nicht eintauschen. Um auch ihn mit auf die Reise zu nehmen, ist es wichtig, Mitarbeiter zu begleiten und gemeinsam einen Leitfaden der neuen Kommunikation zu erarbeiten. Außerdem sollte gecheckt werden, ob die technischen Voraussetzungen und Mittel für eine Umstellung vorhanden sind.
Im vorliegenden Fall ergab sich aus dem Check-Up Workshop nicht nur eine Liste mit Pain Points, sondern auch ein Konzept, um die Kommunikation in Zukunft zu optimieren. Gemeinsam mit den Mitarbeitern wird dieses langfristig umgesetzt werden.

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