Gespräche mit Kunden, Besprechungen in verteilten Teams, Präsentationen von Lösungen, das sind nur einige Bereiche, für die jedes Unternehmen heutzutage Kommunikationslösungen benötigt. Diesem Bedarf steht eine Flut von Produkten und völlig unterschiedlichen Ansätzen wie auch Technologien gegenüber.

Als Berater für Mobilität von Unternehmen und Anbieter von innovativer Software zur Planung, Organisation, Abrechnung & Controlling von Dienstreisen agiert EcoLibro an verschiedenen Standorten in Deutschland. Die Mitarbeiter sind extrem mobil und stellen die identischen Anforderungen in Bezug auf einfache Bedienung und Mobilität an ihre Kommunikationslösung.

Interview – Analyse, Workshop: erste Schritte in Richtung optimaler Kommunikation

Ein erster Schritt in Richtung einer modernen, nutzerfreundlichen und vor allem an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmen angepassten Kommunikationslösung war es, einen tiefgehenden Einblick in die Optionen der heutigen Kommunikation zu erhalten. Hierzu hat das Unternehmen auf einen erfahrenen und unabhängigen Berater für Kommunikationslösungen zurück gegriffen – die aixvox GmbH. Nach einem ersten ausführlichen Interview realisierte das Aachener Unternehmen einen Workshop mit allen Beteiligten. Die Mitarbeiter wurden mit Hilfe von Filmen, Vorträgen und konkreten Beispielen mit den neuen Möglichkeiten zur Kommunikation vertraut gemacht. In regen Diskussionen wurde jeder relevante Kommunikationskanal in Bezug auf die Nutzung im Unternehmen und die Nutzung in der externen Kommunikation analysiert. Bei den gut bekannten und genutzten Kommunikationsformen wie Email, Telefon und Fax wurde schnell Einigkeit erzielt, wobei neuere Funktionen wie Online-Zusammenarbeit oder Videotelefonie erst einmal mit kritischen Augen betrachtet wurden. Die wichtige Frage nach der Akzeptanz der neuen Methoden im eigenen Unternehmen wurde für jede einzelne Funktion erörtert und dokumentiert.

Anhand der wirklich benötigten Funktionen und Handhabungen traf die aixvox GmbH eine Produktvorauswahl, die den wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Anforderungen des Unternehmens gerecht wurde. Besondere Aufmerksamkeit wurde dem Betrieb der Lösung zuteil. Da die Unternehmensstandorte sehr verteilt sind, hat die betriebliche Mobilität Priorität. Zum einen sollte es die neue Kommunikationslösung ermöglichen Reisekosten zu senken und unnötige Reisen zu vermeiden, zum anderen benötigte EcoLibro eine Kommunikationslösung, die alle Mitarbeiter dort erreicht wo sie gerade arbeiten. Kunden sollen nur auf einer zentralen Rufnummer das Unternehmen erreichen und schnell einen Mitarbeiter bzw. den gewünschten Ansprechpartner finden.

Der sichere Weg

Mit der neuen Lösung und der Beratung im Vorfeld ist Volker Gillessen, Gesellschafter und Prokurist bei EcoLibro sehr zufrieden: „im Rahmen unserer Beratung zur Optimierung der betrieblichen Mobilität von Unternehmen spielten innovative Kommunikationskonzepte eine wichtige Rolle. Hierdurch wird nicht notwendige Mobilität vermieden und es können so Kosten und der CO2 Ausstoß gesenkt werden. Wir leben diese Philosophie. Dank der Unterstützung von aixvox konnten wir die für uns sinnvollen Möglichkeiten und Einsatzgebiete ermitteln und erfolgreich in der Praxis umsetzen.“ In dem Projekt zeigte sich erneut, dass jedes Unternehmen seine ganz individuellen Anforderungen in der Kommunikation hat. Der externe Blick des Beraters auf diese Anforderungen, gepaart mit einem klar definierten Budget des Kunden sorgt für eine ordentliche Lösung die heute, morgen und auch übermorgen dem Unternehmen die notwendige Flexibilität gibt.

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