Digitalisierung, aber bitte rechtskonform© vege - Fotolia.com

Digitalisierung – was ist mit dem Rechtsrahmen?

Die Zukunft des Unternehmensalltags ist digital. Die Unternehmensabläufe werden hieran ausgerichtet, die Technologie ist vorhanden – aber der Rechtsrahmen wird immer wieder als Hindernis interpretiert. Tatsächlich gilt für die rechtliche Seite jedoch dasselbe wie für die Digitalisierung als solche: frühzeitige und strategische Berücksichtigung und Bewertung des Rechtsrahmens. Der Beitrag soll hier einen Überblick geben.

Sind physikalische Geschäftsunterlagen im Rechtsverkehr erforderlich?

Das deutsche Zivil- und Handelsrecht sieht – insbesondere zwischen Unternehmen – nur für die wenigsten Geschäfte ein Schriftformerfordernis oder gar eine notarielle Beurkundung vor. Das ist vor allem bei Grundstücksgeschäften, Gründung von Unternehmen, arbeitsrechtlichen Kündigungen, Verbraucherdarlehensverträgen, Widerspruch gegen Kündigung eines Mietvertrags, Bürgschaft und Schuldanerkenntnis erforderlich. Die weit überwiegende Anzahl der Verträge können daher auch digital geschlossen werden.

Allerdings bedeutet dies nicht, dass nicht der Inhalt der geschlossenen Vereinbarung und die Tatsache des Abschlusses dokumentiert werden sollte. Es sollten daher digitale Instrumente – bspw. digitale Signaturen – gewählt werden, die den Vertragsparteien eindeutige Klarheit verschaffen, ob und mit welchem Inhalt ein Vertrag zustande gekommen ist.

Was gilt, wenn es zum Streit kommt?

Welches Gewicht einem Beweismittel in einem Zivilprozess zukommt, regelt die Zivilprozessordnung (ZPO). Die ZPO unterscheidet verschiedene Dokumentenarten: physikalische Originale (Stichwort: Papierdokumente), Scans solcher Urkunden und originär elektronische Dokumente.
Die ZPO sieht in §§ 415-419 und 437 ZPO Regelungen über Beweisvermutungen für den Urkundenbeweis vor. Diese gelten jedoch nur für das Papierdokument – das physikalische Original –, das jedoch gerade beim ersetzenden Scannen vernichtet und durch ein elektronisches Abbild ersetzt wurde.
Für elektronische Dokumente sieht § 371a ZPO die Anwendung der Vermutungsregelungen des Urkundenbeweises vor. Voraussetzung ist, dass die elektronischen Dokumente durch qualifiziert elektronische Verfahren besonders gesichert sind. Allerdings gilt diese Regelung auch nur für originär elektronische Dokumente. Ein Scan ist nur ein technisches Abbild, dem kein eigener Erklärungsgehalt zukommt. Für das Digitalisat – also für den ersetzenden Scan – gilt auch diese Beweisregelung der ZPO nicht.

Gescannte Dokumente können in einem Zivilprozess nur im Wege des Augenscheins in einen Zivilrechtsstreit eingebracht werden. Ihnen wird durch die ZPO keinerlei Beweisvermutung beigemessen. Sie unterliegen damit allein der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Die Gewichtung durch das Gericht hängt von vielen im Vorhinein nicht kalkulierbaren Faktoren ab. Prozessverlauf, Schlüssigkeit der Vorträge der streitenden Parteien und sonstige Beweisumstände. Die Beschreibung, Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Integrität der Scan-Verfahren und der dabei eingesetzten Unternehmen ist ein wesentliches Element für die Gewichtung in einem Zivilprozess.

Die Vertragsparteien können allerdings auch durch vertragliche Regelung den Beweiswert eines Scans im Verhältnis zwischen ihnen (in gewissem Umfang) regeln. Gerade bei ständigen Geschäftsbeziehungen oder im Unternehmensverbund ist dies ein probates Mittel, auf Digitalisierung zu setzen und gleichzeitig die Beweisrisiken abzufangen. Ein von beiden Vertragsparteien beauftragter und akzeptierter Dienstleister kann hier verlässliche und für beide Seiten ohne eigenen Entwicklungsaufwand nutzbare Lösungen anbieten.

Den Rechtsrahmen beachten und erfolgreich in die Digitalisierung starten© stockpicks - Fotolia.com

Datenschutz bei der Digitalisierung

Die Digitalisierung der Unternehmensverwaltung hat fast unvermeidbar auch datenschutzrechtliche Implikationen. Diese sind je nach Unternehmensbereich unterschiedlich ausgeprägt. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Dienstleister mit der Digitalisierung und der Speicherung der Unterlagen beauftragt wird. Bei der Bewertung von Dienstleistern stellen sich folgende Fragen:

Hat der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten, dann muss das Datenschutzrecht beachtet werden. Das wird regelmäßig der Fall sein.
Wie wird der Dienstleister beauftragt? Dies sollte aus datenschutzrechtlicher Sicht auf der Grundlage einer Vereinbarung über die Auftrags(daten)verarbeitung erfolgen. Die Vorgaben ergeben sich aus § 11 BDSG. Bei diesen Vereinbarungen sollten bereits heute die ab dem 25.05.2018 geltenden Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) berücksichtigt werden. Die Regelungen über die Auftrags(daten)verarbeitung sehen als zwingenden Bestandteil angemessene Regelungen zum Schutz der Daten vor. Dies sollte der Nutzer auch aus existenziellem Eigeninteresse grundlegend hinterfragen und prüfen. Denn ein Totalverlust, aber auch schon ein längerer Ausfall kann den Kunden in die Insolvenz treiben.

Setzt der Dienstleister Subunternehmer ein? Bestenfalls setzt er keine Subunternehmer ein, dann kann das vertraglich festgehalten werden und der Vertrag gestaltet sich in diesem Punkt sehr einfach. Werden Subunternehmer eingesetzt, so müssen diese – „in der Kette“ – vertraglich eingebunden werden. Vereinfacht gesagt: Der Kunde muss Subunternehmer so eingebunden haben und kontrollieren können, wie den Hauptauftragnehmer.

Erfolgt eine grenzüberschreitende Datenverarbeitung? Solange der Dienstleister und die Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) bleiben, wird dieser grenzüberschreitende Verkehr behandelt, wie eine Datenübertragung innerhalb Deutschlands. Hat der Dienstleister oder die Datenhaltung ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR, müssen weitere rechtliche Prüfungen angestellt und datenschutzrechtliche Maßnahmen ergriffen werden, um diesen grenzüberschreitenden Datenverkehr zu legitimieren.

Es zeigt sich, dass je nach Ausbaustufe die datenschutzrechtliche Komplexität zunimmt. Das bedeutet nicht, dass dies rechtlich unzulässig ist, aber mit der Komplexität steigt das Risiko und der rechtliche Regelungsbedarf.

Anforderungen der Finanzverwaltung und Buchhaltung

Die unmittelbaren rechtlichen Anforderungen der Digitalisierung im Bereich Finanzverwaltung und Buchhaltung sind hinreichend in allgemein zugänglichen Veröffentlichungen behandelt. Weniger betrachtet werden jedoch die sich hieraus mittelbar ergebenden Fragestellungen. Auf diese wird daher hier hingewiesen:
Die Beschaffung der Software, welche für die oder auch nur im Kontext der Digitalisierung der Verwaltung (gemeint im Sinne der Verwaltung des privatwirtschaftlichen Unternehmens) eingesetzt wird, erfordert eine Planung mit zeitlichem Weitblick. Denn die Software muss solange vorhanden sein, wie die damit verwalteten Dokumente verfügbar gemacht werden müssen. Dies wird häufig übersehen, wenn ein Softwarewechsel erfolgt. Auch sollte keine Software eingesetzt werden, deren langfristige Nutzbarkeit nicht sichergestellt ist. Das Vorhalten der Software erfordert allerdings die entsprechenden urheberrechtlichen Nutzungsrechte (umgangssprachlich: Lizenzen) für die gesamte Vorhaltungsdauer. Dafür mag eine einzelne Lizenz genügen – vorausgesetzt ist dann aber, dass bei Volumen- und Bündellizenzen das Vorhalten einer einzelnen Lizenz möglich bleibt, wenn die übrigen Lizenzen verkauft werden. Dieselbe Problematik stellt sich letztlich bei Mietmodellen. Letztlich muss aber auch die Hardware vorgehalten werden, auf welcher die Software langfristig lauffähig ist, was nicht zwingend bei neuen Hardware-Generationen der Fall ist.

Cloud-Lösungen sind auf den ersten Blick eine Lösung – aber nur, wenn dadurch die vorstehenden Probleme tatsächlich vermieden werden. Denn werden dort proprietäre Datenformate verwendet, bedarf es ebenfalls einer Lizenz der entsprechenden Software, um nicht bei dem Anbieter „gefangen zu sein“.

Vorstoß des Gesetzgebers im Bereich elektronische Rechnung

Am 13.07.2016 hat das Bundeskabinett das sog. E-Rechnungs-Gesetz beschlossen. Wenn das Gesetz in Kraft tritt, können Rechnungen von Unternehmen an Behörden künftig elektronisch gestellt werden. Das Gesetz dient auch der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

Parallel dazu ist am 16.08.2016 ein Entwurf eines Gesetzes zum Abbau verzichtbarer Anordnungen der Schriftform im Verwaltungsrecht des Bundes veröffentlicht worden. Das Gesetz betrifft allerdings nur die Bundesverwaltung.

Beide Gesetzgebungsverfahren machen aber deutlich, dass die Digitalisierung sowohl auf EU-Ebene als auch auf nationaler Ebene vorangetrieben werden soll. Der Gesetzgeber muss rechtliche Risiken abbauen und auch als Vorbild vorangehen.

Das ist auch im Interesse des Wirtschaftsstandorts Deutschland. Denn der Blick ins EU-Ausland zeigt, dass andere Länder auf dem Weg zur Digitalisierung weiter sind. Diese Erkenntnis bietet für die Privatwirtschaft allerdings auch Chancen. Denn dort haben Unternehmen und Anbieter bereits Erfahrungen sammeln können, die eine Einführung in Deutschland erleichtern und sicherer gestalten.

Ein letzter Satz der Zusammenfassung

Der papierlose Unternehmensalltag ist möglich, allerdings müssen auch rechtliche Aspekte strategisch berücksichtigt werden.


EckhardtDr. Jens Eckhardt, Sozietät Derra, Meyer & Partner Rechtsanwälte, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnologierecht sowie Datenschutz-Auditor (TÜV) ist seit 2001 als Rechtsanwalt in den Bereichen Marketing, Datenschutz, Informationstechnologie und Telekommunikation tätig. Seit 15 Jahren ist er Sprecher und Autor, insbesondere zu verschiedenen Aspekten des Marketings, des Datenschutz- und IT-Rechts. Er ist zudem Mitglied des Vorstands des EuroCloud Deutschland_eco e.V. und des Vorstands des BvD Berufsverband der Datenschutzbeauftragten e.V.

eckhardt@derra-d.de
www.derra.eu

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