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Arbeitsplatz der Zukunft: Move to the next Level

Digitale Technologien sind heute nicht mehr wegzudenken. Durch sie sind viele neue Formen der Zusammenarbeit in Teams und auch firmenübergreifend entstanden – der Arbeitsplatz 4.0 entsteht. Ein Arbeitsplatz, der sich zunehmend von einem festen Ort löst, der durch Technologien wie Unified Communications und Cloud Computing bestimmt ist. Für Unternehmen und ihre Mitarbeiter birgt die neue Arbeitswelt viele Chancen, aber auch Herausforderungen. Schlüssel für den Erfolg in der Zukunft wird die Unternehmens-IT.

Die Veränderung des Arbeitsplatzes lässt sich laut dem Gartner-Vortrag auf dem Microsoft Ignite Event 2015 in vier Generationen teilen: Zunächst kamen vor allem die Technologien und Lösungen zum Einsatz, die die Produktivität steigerten und die Kommunikation vereinfachten. Prominentester Vertreter: die E-Mail. Aus der gleichen Phase stammen elektronische Kalender, Foren und stationäre Konferenzsysteme. In der zweiten Generation folgten virtuelle Teamräume, Instant Messaging und Portale.

Im Fokus dieser Entwicklungsstufe: Zusammenarbeit, möglichst in Echtzeit, und eine erste Transformation des Arbeitsplatzes – weg vom Schreibtisch, hin zum überall verfügbaren digitalen Aktenordner. In der dritten Generation, einer Phase, in der sich viele Unternehmen aller Größen befinden dürften, folgte ein enormer Sprung, angetrieben von Trends aus dem Consumer-Bereich: Social Networks, mobile Endgeräte und sogar Cloud-Speicher wie Dropbox, OneDrive, Google Drive & Co. werden dabei häufig als Schatten-IT genutzt, fallen also aus dem Raster der IT-Abteilungen. Sicherheitsrisiken, Kontrollverlust und eine steigende Komplexität sind die Folge.

Auf dem Sprung in die vierte Generation

In der vierten Generation dreht sich alles um datengestützte Prozesse, smarte Maschinen und das Internet der Dinge. Mobile Technologien, auch das private Smartphone, halten Einzug in die Arbeitswelt. Die physikalische Grenze, bedingt durch Schreibtisch, LAN-Kabel und Festnetztelefon, löst sich zunehmend auf.
Die Zusammenarbeit soll noch zielgerichteter und effizienter sein. Auch die unverzichtbare E-Mail befindet sich aktuell im Wandel: Statt des statischen Postfachs sollen Dashboards entstehen, dynamisch gesteuert durch Daten und automatisierte Prozesse. Im Zuge der digitalen Transformation geraten zwei Gruppen in den Fokus: die Mitarbeiter und die IT-Abteilung. Die einen, weil sie die neuen Technologien nutzen und die anderen, weil sie diese kontrollieren und administrieren sollen.

Cloud Computing als entscheidender Faktor

Um die neuen Möglichkeiten des Arbeitsplatzes 4.0 rechtzeitig nutzen zu können, heißt es, sich von alten Gewohnheiten und Ballast zu verabschieden. Das gilt für bestehende Prozesse ebenso wie für die Hardware. Dem Cloud Computing, also der Nutzung von Ressourcen und Anwendungen über ein Netzwerk als Dienst, kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Cloud-Anwendungen sind relativ frei skalierbar und weitgehend ortsunabhängig. Wächst ein Unternehmen, wächst die IT einfach mit. Eine ausreichende Datenverbindung gehört dann natürlich zum Anforderungskatalog bei der Standortwahl, ebenso wie der Serverstandort und die dort gültigen Gesetze. Die meisten IT-Hersteller haben die Vorteile der Cloud erkannt und bieten ihre Lösungen auch als flexible Cloud Services an.

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Unified Communications führt zusammen, was zusammengehört

Die Unternehmenskommunikation hat heute unzählige Bestandteile – vom Fax über die Telefonie und E-Mail bis hin zu Konferenzlösung oder Zutrittskontrolle – und ist daher ein Kernelement des Arbeitsplatz 4.0. Unified Communications (UC) haben das Ziel, alle Kanäle auf einer Oberfläche zu bündeln und damit die Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen.

Im Zentrum stehen dabei meist die E-Mail-Programme wie beispielsweise Microsoft Office Outlook. Auf dieser Plattform laufen E-Mail, Fax, SMS und Voicemail zusammen; Telefonie, Präsenzanzeige und Instant Messaging sind weitere wesentliche Funktionen. Der Benutzer ist also nicht länger gezwungen, ständig von einer Anwendung zur anderen zu wechseln, sondern er erhält alle Nachrichten, egal in welchem Format, in seinem Posteingang. Technisch gesehen bedeutet UC heute auch immer mehr eine Vereinheitlichung der verwendeten Übertragungsprotokolle. Als zukunftsweisend gilt hier die IP-Kommunikation, in der die Signale in Datenpakete zerlegt und mit Hilfe des Internet Protocol durch die Leitungen geschickt werden. Ältere Telefonanlagen, die die Signale noch analog oder via ISDN übertragen, lassen sich mit speziellen Mediagateways, wie dem OfficeMaster Gate Advanced, nachrüsten. So können Unternehmen ihre Arbeitsplätze modernisieren und zugleich bestehende Investitionen schützen.

Aber auch ISDN ist endlich. Die Welt kommuniziert schon nach dem gültigen SIP Connect Standard, sei es als Nebenstelle an dem TK-System oder direkt am SIP-Trunk des Netzanbieters. Generell ist zu sagen, dass immer mehr softwarebasierte Kommunikationslösungen, wie z.B. die OfficeMaster Suite 6, gleich den DirectSIP-Anschluss mit eingebaut haben, was eine Konnektierung solcher externen Lösungen erheblich vereinfacht.


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