Sanfte Migration von PBX zu Lync

Sollen veraltete Telefonanlagen modernisiert oder durch eine Unified Communication-Lösung ersetzt werden? Wie viele andere Unternehmen stand auch der Spezialist für Oberflächentechnik und Möbelkomponenten, die Wilhelm Gronbach GmbH, vor dieser Frage. Die Entscheidung fiel wegen gestiegener Anforderungen an die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens (z.B. Desktop-Sharing, Mobility, Präsenz etc.) sowie aus kommerziellen Gründen auf die Umstellung zu Microsoft Lync mit Enterprise Voice. Da gleichzeitig der Betreuungsaufwand für die Kommunikationslösung sinken sollte, entschied sich Gronbach für eine cloud-basierte Lösung. Gleichzeitig sollte die Abhängigkeit von externen WAN-Leitungen soweit reduziert werden, dass auch bei Ausfall dieser Leitungen telefoniert werden kann.

Hybrides Cloud-Konzept

Anhand dieser Anforderungen wurde gemeinsam mit dem Projektpartner Webmaxx GmbH, einem Pionier im Applikations-Hosting, ein hybrides Lösungskonzept erarbeitet. Dieses Konzept kombiniert die Vorteile einer cloud-basierten Lösung und lokalen intelligenten Gateways, ohne die Nachteile der Cloud bzgl. Abhängigkeit externer Leitungen in Kauf nehmen zu müssen.
Aus der Cloud werden die zentralen Services, Lync-Server und FonComfort-Telefonie-Addons, für alle Standorte bereitgestellt. In den Standorten befinden sich je eine UCFeatureBox von Bressner als lokales VoIP-Gateway mit Anschluss aller lokalen Telefonendgeräte und Telefonanlagen, die nicht von Lync verwaltet werden. Jedes Gateway kommuniziert über verschlüsselte MPLS-Verbindungen mit den zentralen Lync-Mediation-Servern.

Lync-Gateways mit Zusatznutzen

Die VoIP-Gateways stellen somit eine Drehscheibe für die Kommunikation zwischen Lync und klassischen Endgeräten dar. Als Endgeräte werden verwendet:

1. Lync-Clients mit Headset
2. Hybride VoIP-Telefone mit Registrierung an Lync und parallel zum VoIP-Gateway
3. Drahtlose WLAN-Telefone mit SIP-Anbindung am Gateway
4. Analoge Faxgeräte sowie
5. die bisherigen Telefonanlagen, die nach Abschluss der Migration abgeschaltet werden.

Die Gateways stellen darüber hinaus eine Präsenzsynchronisation für alle direkt angeschlossenen Telefone zur Verfügung, sodass in den Lync-Clients sichtbar ist, ob z.B. ein WLAN-Telefon angemeldet, frei oder besetzt ist. Alle lokal angeschlossenen Telefone sind hierbei als Kontakte in Lync sichtbar und können gezielt angerufen werden.
Eine weitere Besonderheit der Gateways ist die Fax-Funktion. Eingehende Faxe werden anhand der angerufenen Telefonnummer mittels LDAP-Vergleich als Fax erkannt und dann als E-Mail-Anhang an die im Active Directory hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt.

Nutzen und Resümee

Das Projekt ist aus mehreren Sichtweisen ein Erfolg:

• IT-Sicht: Nach einem gründlichen Vergleich der Alternativen Upgrade oder Migration zu Lync stellte sich die Kommunikationsplattform mit Lync und Exchange aus der Cloud und lokalen Gateway als günstigste Lösung heraus. Durch die Verlagerung der eigentlichen Kommunikationsplattform in die Cloud werden IT-Ressourcen für andere wichtige Aufgaben frei. Eine bedarfsgerechte Abrechnung und Flexibilität in der Skalierung kommt auch den künftigen Anforderungen von Gronbach sehr entgegen.
• Anwendersicht und Geschäftsprozesse: Einfache, standortübergreifende Kommunikation mit Desktop-Sharing sowie einfache Kommunikation mit mobilen Mitarbeitern auf dem Werksgelände sind wesentliche Neuerungen, die die Effizienz der Zusammenarbeit deutlich steigern und aufgrund der Präsenzanzeige vergebliche Anrufversuche minimieren.
• Migrationssicht: Die Beibehaltung aller Rufnummern und Telefonanschlüsse ohne Notwendigkeit der Portierung erleichtert die Umstellung sehr. Auch die gezielte Umstellung in mehreren Schritten (zunächst die IT, dann Power-User, und der Rest des Unternehmens) minimiert Umstellungsrisiken.

Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt wird der unternehmensweite Rollout der Lösung konkret in Angriff genommen.

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Als Technologieanbieter liefert die Bressner Technology GmbH mit Niederlassungen in USA, GB und CZ seit 1994 professionelle Hard- und Softwarelösungen für Industrie und Telekommunikation. Seit 2011 fokussiert sich der Bereich UCC speziell auf Zusatzprodukte für Microsoft® Lync™.

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